Maak een afspraakInventarissenBeeldbank
Het stadsarchief van Oudenburg bewaart de archieven van de stad en het OCMW van Oudenburg, Ettelgem, Roksem en Westkerke vanaf ongeveer 1795 tot heden. Deze archieven zijn interessant voor onderzoek naar de lokale geschiedenis, stambomen en andere historische onderzoeksprojecten.
De archieven worden geleidelijk aan ontsloten via Probat, het Provinciaal Archiefbeheersysteem. Nog niet alles is daarin opgenomen of wordt publiek zichtbaar gezet (bijvoorbeeld als er recente persoonsgegevens in voorkomen). Voor de archieven van Oudenburg en deelgemeenten voor de fusie (circa 1976) bestaat er een oudere inventaris. Hoewel die niet volledig of gedetailleerd is, biedt dit ook een beeld van wat er in het stadsarchief beschikbaar is. Die inventaris is als bijlage bij deze pagina terug te vinden. Zoek je bepaalde zaken en vind je het niet terug via die weg? Contacteer dan gerust de archiefdienst (zie de contactgegevens op deze pagina).
Ben je op zoek naar archieven voor 1795? Dan kan je terecht bij het Rijksarchief. Ook andere archieven kunnen interessant materiaal bevatten. Dat gaat bijvoorbeeld om het provinciaal archief West-Vlaanderen, het Bisschoppelijk Archief, archieven van andere lokale besturen...
Aanvragen en raadplegen
Het raadplegen van het archief gebeurt steeds op afspraak (zie contactgegevens op deze pagina). Op die manier kan de archivaris de archiefstukken in kwestie op voorhand uit het archiefdepot halen.
Op het moment van het bezoek aan de leeszaal dien je je te registreren in het bezoekersregister. De opzoeking in de archiefstukken dien je zelf uit te voeren. Indien gewenst kan je ook gegevens laten opzoeken door de archivaris. Dit aan de tarieven uit het retributiereglement voor administratieve prestaties. Je ontvangt de gegevens dan na betaling.
Soms kunnen aanvragen geweigerd worden. Dat is bijvoorbeeld het geval als de archiefstukken in slechte toestand verkeren of als de inzage door wet- of regelgeving beperkt is. De archivaris motiveert de weigering tot inzage. Ben je daar niet mee akkoord, dan kan je beroep aantekenen bij het College van Burgemeester en Schepenen (zie contactinformatie op deze pagina). Dit beroep werkt niet opschortend. Bij ontstentenis van een beslissing van het College van Burgemeester en Schepenen blijft de weigering tot inzage van de archivaris gelden.
Archieven ouder dan 120 jaar
Archiefstukken die langer dan 120 jaar geleden werden afgesloten, kunnen vrij worden ingekeken. Als inzage de stukken echter te veel schade zou toebrengen, kan de archivaris beslissen de stukken niet ter beschikking te stellen.
Archieven jonger dan 120 jaar
Als de archiefstukken in kwestie persoonlijke informatie bevatten die een afbreuk kunnen doen aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, kan de inzage geweigerd worden of slechts gedeeltelijk toegelaten worden. Gaat dit echter om een persoon die zeker meer dan 20 jaar geleden overleden is, dan geldt deze uitzondering niet.
Zijn de documenten recenter dan 50 jaar? Hou er dan rekening mee dat er ook heel wat andere uitzonderingen kunnen gelden. Zo kan er op bepaalde documenten nog geheimhoudingsplicht rusten, kunnen bepaalde zaken vertrouwelijk zijn, kunnen er rechtsplegingen lopen... Meer informatie over deze uitzonderingen kan je vinden op de pagina van openbaarheid van bestuursdocumenten.
Hou er rekening mee dat voor de raadpleging van bepaalde archiefstukken andere of specifieke regels van toepassing kunnen zijn. Dat is bijvoorbeeld het geval voor bevolkingsregisters en de registers van de Burgerlijke Stand. Ook voor andere archiefstukken kan dat het geval zijn.
Bevolkingsregisters
Bevolkingsregisters die meer dan 120 jaar geleden werden afgesloten kunnen vrij worden ingekeken. Als inzage de registers te veel schade zou toebrengen, kan de archivaris beslissen ze niet ter beschikking te stellen.
Zijn de bevolkingsregisters recenter dan 120 jaar geleden afgesloten, dan kunnen ze niet worden ingekeken. Wel kan je bepaalde uittreksels krijgen als je de schriftelijke toestemming van de betrokken persoon hebt. Is dat niet meer mogelijk, dan dien je de schriftelijke toestemming van de echtgenoot of echtgenote te hebben. Kan dat niet meer? Dan dien je de schriftelijke toestemming van de afstammelingen in de eerste graad te verkrijgen. Kan dat niet meer? Dan kan je toelating vragen aan het college van burgemeester en schepenen (zie contactgegevens op deze pagina). In je aanvraag geef je een korte omschrijving van je onderzoek, welke bronnen uit het stadsarchief daarvoor nodig zijn, waarom die bronnen essentieel zijn voor jouw onderzoek en voor welke periode dat het geval is. Het college van burgemeester en schepenen beslist vervolgens of je de nodige uittreksels kan bekomen en welke voorwaarden daarop van toepassing zijn. Je wordt sowieso op de hoogte gebracht van de beslissing van het college van burgemeester en schepenen.
Registers en akten van de Burgerlijke Stand
Geboorteakten ouder dan 100 jaar, huwelijksakten ouder dan 75 jaar en overlijdensakten die ouder zijn dan 75 jaar zijn openbaar. Zijn ze jonger, dan kunnen enkel de persoon op wie de akte betrekking heeft, zijn of haar echtgenoot of echtgenote, zijn of haar wettelijk samenwonende, zijn of haar wettelijke vertegenwoordiger, zijn of haar bloedverwanten in de opgaande of nederdalende lijn, zijn of haar erfgenamen, hun notaris en hun advocaat een afschrift of uittreksel krijgen. Overlijdensakten die jonger zijn dan 75 jaar en opgemaakt werden na 31 maart 2019 kunnen ook steeds opgevraagd worden.
Vaak zijn de geboorteakten, huwelijksakten en overlijdensakten in hetzelfde register ingeschreven. In dat geval is de inzage van het register slechts mogelijk als alle akten in het register al openbaar zijn.