Het lokaal bestuur van Oudenburg (Stads- en OCMW-bestuur) heeft als openbaar bestuur de plicht om transparant om te gaan met jouw gegevens, deze correct te beheren en voldoende te beveiligen. Het bestuur neemt bijgevolg de nodige maatregelen om zich te houden aan de bepalingen van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de nieuwe Europese privacywetgeving die ook wel de General Data Protection Regulation (GDPR) wordt genoemd. Deze verordening is van toepassing sinds 25 mei 2018. Inhoudelijk legt het strenge regels op over hoe organisaties persoonsgegevens mogen verwerken. De AVG bepaalt met andere woorden de spelregels hoe organisaties met jouw gegevens mogen omgaan.

1. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee jij als individu gemakkelijk te identificeren bent. Dit kan direct (bijvoorbeeld door jouw voor- en achternaam) of indirect (bijvoorbeeld door een rijksregisternummer, adres, e-mailadres, IP-adres). Ook combinaties van meerdere gegevens die toelaten om jou als individu te identificeren (zoals een combinatie van leeftijd, geslacht en adres), gelden als persoonsgegevens. Het maakt niet uit of de gegevens op papier of digitaal zijn vastgelegd.

Met die persoonsgegevens gebeuren verwerkingen. Een verwerking is een verzamelnaam van allerlei handelingen die het bestuur uitvoert met gegevens, zoals: verzamelen, opslaan, ordenen, bijwerken, raadplegen, verspreiden, vernietigen, enzovoort.

Afhankelijk van de dienst of taak die wij uitvoeren, verwerken we andere persoonsgegevens. Zo verwerkt de administratie een aantal persoonsgegevens zoals jouw naam, contactgegevens, geboortedatum, geslacht, IP-adressen. Het bestuur verwerkt ook bijzondere categorieën van persoonsgegevens zoals strafrechtelijke gegevens (voor de uittreksels uit het strafregister), gegevens van persoonlijke aard (bijvoorbeeld voor het sociaal dossier), medische gegevens (bijvoorbeeld voor de kinderopvang of sportkampen) en biometrische gegevens (voor de identiteitskaarten).

2. Waarom worden jouw gegevens verwerkt?

Het lokaal bestuur Oudenburg verwerkt dagelijks een groot aantal persoonsgegevens. Dit mag enkel vanuit een ‘rechtmatigheid’ of ‘verwerkingsgrond’. In mensentaal betekent dat, dat het bestuur steeds een geldige reden moet hebben om jouw gegevens te verwerken. Er zijn vijf verwerkingsgronden waarop het bestuur zich kan beroepen:

1.   Jij geeft ons toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken.
Bijvoorbeeld: Je wenst je in te schrijven op onze nieuwsbrieven. Hiervoor bezorg je ons jouw contactgegevens zodat we jou op de hoogte kunnen houden.

2.   Jouw gegevens moeten verwerkt worden om een overeenkomst aan te gaan tussen de stad Oudenburg en jijzelf als burger.
Bijvoorbeeld: Je bent hulpbehoevend en je wenst beroep te doen op de sociale dienstverlening. Zonder die gegevens is het onmogelijk om de nodige hulpverlening te voorzien.

3.   Het bestuur moet voldoen aan wettelijke verplichtingen. De verwerking is hier gebaseerd op rechtsgronden opgelegd door Vlaamse, federale of Europese wetgeving.
Bijvoorbeeld: De financiële dienst verwerkt jouw gegevens om de gemeentebelastingen te kunnen innen. Deze verwerking is vastgelegd in de wetgeving (in dit geval het decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging en invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen).

4.   Als overheid voert het bestuur taken van algemeen belang uit. Dit zijn taken die niet wettelijk verplicht zijn, maar het algemeen belang dienen.
Bijvoorbeeld: Het stadsbestuur van Oudenburg stuurt iedere inwoner periodiek het stadsmagazine op. Het stadsbestuur voorziet dit in het algemeen belang, zodat de burgers op de hoogte zijn van het gemeentelijk beleid en aanbod.

5.   In eventuele noodgevallen waarbij er gevaar is voor het leven of de gezondheid van onze burgers, kan het bestuur ook gegevens verwerken onder de rechtmatigheid van vitaal belang.
Bijvoorbeeld: Bij de uitvoering van het gemeentelijk rampenplan.

3. Wie heeft toegang tot jouw persoonsgegevens?

Het lokaal bestuur Oudenburg is de verwerkingsverantwoordelijke (afhankelijk van de wettelijke bevoegdheid zal dit de verantwoordelijk van het stadsbestuur of het OCMW-bestuur zijn). De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt de doeleinden en de middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens. Dit betekent met andere woorden dat het lokaal bestuur bepaalt waarvoor de gegevens worden verwerkt en hoe dat moet gebeuren. Binnen de administratie heeft niet iedereen toegang tot alle gegevens. Jouw persoonsgegevens mogen enkel gebruikt worden door de diensten en medewerkers voor de uitoefening van hun specifieke taken. Daarnaast hebben ook de politieke vertegenwoordigers toegang tot bepaalde persoonsgegevens om het beleid uit te voeren en om beslissingen te kunnen nemen over een bepaalde zaak. De politici zijn gebonden aan de vertrouwelijke omgang met jouw gegevens via het beroepsgeheim en de deontologische code.

Voor de verwerking van persoonsgegevens, werkt het bestuur samen met (externe) leveranciers. Deze leveranciers zijn de verwerkers. Zij ondersteunen het bestuur door verwerkingen uit te voeren via informaticasystemen. Daartoe behoren ook heel wat verwerkingen met persoonsgegevens (bijvoorbeeld toegang tot het rijksregister, de bevolkingsgegevens, de kadastergegevens en het centraal strafregister). Het bestuur sluit verwerkingsovereenkomsten af met deze leveranciers om te verzekeren dat er wordt voldaan aan de voorwaarden van de algemene verordening gegevensbescherming en de wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen.

Naast de administratie en leveranciers, ontvangen soms ook externe organisaties jouw gegevens. Bij administratieve procedures wisselt het bestuur persoonsgegevens uit met andere overheden op provinciaal, Vlaams of federaal niveau. Daarnaast ontvangen sommige opdrachthoudende verenigingen (bijvoorbeeld Fluvius, IVOO) en dienstverlenende verenigingen (West-Vlaamse Intercommunale) persoonsgegevens van onze inwoners om toegekende openbare projecten uit te voeren. In enkele gevallen kunnen ook advocaten en notarissen toegang vragen tot persoonsgegevens waarvoor een wettelijke verwerkingsgrond is.

4. Wat zijn jouw rechten?

Door de Algemene Verordening Gegevensbescherming kan jij als burger genieten van een aantal rechten met betrekking tot de gegevens die het bestuur over jou verwerkt. Indien je onderstaande rechten wilt uitoefenen, kan je de functionaris voor gegevensbescherming aanschrijven via de contactgegevens onderaan de privacyverklaring.

Recht op informatie. Je hebt het recht om te weten waarom wij jouw gegevens verwerken. Het bestuur probeert hierover zo transparant mogelijk te communiceren. Ten eerste vanuit deze privacyverklaring en ten tweede door een informatieclausule op onze formulieren en de stedelijke en OCMW-website. Indien je jezelf bijvoorbeeld wilt abonneren op onze nieuwsbrieven of je wil inschrijven voor ons sportaanbod, proberen we aan te geven waarom we die gegevens verwerken en wat we ermee doen.

Recht op inzage. Als burger mag je vragen om de gegevens in te kijken die het bestuur over jou bezit. Bovendien mag je een kopie vragen van jouw gegevens. Om dit recht uit te oefenen, vragen we wel een identiteitsbewijs. Op die manier zijn we zeker dat enkel jij de gegevens te zien krijgt. Je krijgt binnen dertig dagen schriftelijk antwoord op jouw vraag. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek is het mogelijk dat het bestuur de aanvraag niet binnen die periode kan afhandelen. Indien dat niet haalbaar blijkt, word je daarover op de hoogte gebracht. Probeer de vraag liefst zo specifiek mogelijk te stellen, zodat we jou zo snel mogelijk van dienst kunnen zijn. In sommige gevallen zijn er wel beperkingen, bijvoorbeeld wanneer de inzage afbreuk doet aan de privacy van anderen. Er geldt eveneens een beperking indien er bezwaren zijn voor de openbare veiligheid, strafrecht, beroepscodes of bij een mogelijke schending van economische- of financiële belangen.

Recht op verbetering. Gegevens dienen correct en up-to-date te zijn. Merk je dat dit niet het geval is, dan heb je het recht om die informatie zonder redelijke vertraging te laten corrigeren.

Recht op gegevenswissing. In een aantal gevallen heb je het recht om vergeten te worden. Dit houdt in dat je kan vragen om je gegevens zonder redelijke vertraging te laten wissen. Dit recht kan geweigerd worden indien we bepaalde gegevens wettelijk moeten bijhouden, of vanuit de archivering in het algemeen belang.

Recht op beperking van verwerking. Je hebt het recht om de bezwaar in te dienen in geval van onderstaande punten:

·       indien je meent dat jouw gegevens niet correct zijn, dit geldt totdat dat de correctheid van de gegevens kan gecontroleerd en eventueel verbeterd worden;

·       indien het bestuur, ondanks alle inspanningen, toch op een onrechtmatige manier zou verwerkt hebben, maar je desondanks liever niet hebt dat we de gegevens verwijderen;

·       indien we je gegevens willen vernietigen (na verloop van de bewaartermijn), maar je die nog nodig kan hebben voor een gerechtelijke procedure;

·       als je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te verwerken.

Recht op bezwaar. Je kan het recht van bezwaar inroepen voor de persoonsgegevens die het bestuur over jou verwerkt in het algemeen belang of de opdrachten van het openbaar gezag. Als jouw belangen, rechten en vrijheden zwaarder doorwegen dan het algemeen belang of het openbaar gezag, zal het bestuur de verwerking niet langer uitvoeren.

5. Mogelijkheid om klacht in te dienen

Indien je niet akkoord bent met de wijze waarop het bestuur omgaat met jouw persoonsgegevens kan je in eerste instantie terecht bij de functionaris voor gegevensbescherming (zie contactgegevens). In tweede instantie kan je terecht bij de Vlaamse Toezichtcommissie, waar je de mogelijkheid hebt om klacht in te dienen. Daarnaast kan je ook klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens (VTC)
Koning Albert II-laan 15 – 1210 Brussel
T 025-53 50 47
E contact@toezichtcommissie.be
W https://overheid.vlaanderen.be/digitale-overheid/vlaamse-toezichtcommissie/klachtenprocedure

De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35 – 1000 BrusselT 022-74 48 00
E contact@apd-gba.be
W https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen 

6. Gebruik van cookies op de website

De websites van het stadsbestuur en het OCMW-bestuur van Oudenburg maken gebruik van functionele en analytische cookies. Meer informatie over de cookies op onze website en waarvoor we die gebruiken, vind je terug in de cookieverklaring.

7. Contactgegevens

Als je vragen of bezorgdheden hebt over de verwerking van je gegevens, of je wenst je rechten uit te oefenen. Dan kan je terecht bij de functionaris voor gegevensbescherming via onderstaande contactgegevens.

Contactgegevens van de stad Oudenburg
Weststraat 24 - 8460 Oudenburg
T 059-56 84 20
E info@oudenburg.be

Contactgegevens van het OCMW Oudenburg
Ettelgemsestraat 18 - 8460 Oudenburg
T 059-34 02 20
E info.ocmw@oudenburg.be

Contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming (stad en OCMW)
Weststraat 24 - 8460 Oudenburg
T 059-56 84 74
E privacy@oudenburg.be

8. VERWERKINGSACTIVITEITEN

Deze privacyverklaring is laatst aangepast op 30 maart 2023.