Voor overheidsopdrachten of concessies met een geraamde waarde van 3.000 euro (exclusief btw) of meer moeten facturen elektronisch worden verstuurd.
Wij vragen aan alle leveranciers van het lokale bestuur Oudenburg (zowel het stadsbestuur als het OCMW-bestuur) om elektronische facturen die onder deze verplichting vallen, alleen via het PEPPOL-platform in te dienen.
Het PEPPOL-platform is een netwerk dat digitale communicatie mogelijk maakt tussen bedrijven, overheidsorganisaties en andere handelspartners. Het staat voor "Pan-European Public Procurement Online" en wordt gebruikt voor het elektronisch uitwisselen van documenten zoals facturen, orders en andere zakelijke berichten, vaak in het kader van overheidsopdrachten en aanbestedingen. Het platform zorgt voor een gestandaardiseerde en veilige manier van communiceren en helpt bij het vereenvoudigen en versnellen van het zakendoen tussen verschillende partijen.
Een e-factuur heeft een vastgestelde opmaak in een xml-formaat volgens de PEPPOL-standaard. Facturen die worden geleverd in formaten zoals PDF, Word en Excel worden niet beschouwd als e-facturen.
Ook bij e-facturen blijven de volgende minimale vormvereisten van toepassing voor elke leverancier met ondernemingsnummer of btw-nummer.
Duidelijke informatie over de leverancier
- ondernemingsnummer of btw-nummer
- naam of maatschappelijke benaming
- adres
- IBAN-bankrekeningnummer
Bestuur aan wie de factuur gericht is
- Stadsbestuur Oudenburg, Weststraat 24 8460 Oudenburg – btw-nummer 0207.491.215
- OCMW-bestuur Oudenburg, Ettelgemsestraat 18 8460 Oudenburg – ondernemingsnummer 0212.209.373
Duidelijke inhoud van de factuur
- vermelding ‘factuur’
- factuurdatum
- referentie, bijvoorbeeld verwijzing naar:
- bestelbon
- overeenkomst
- raadsbeslissing of beslissing schepencollege of beslissing vast bureau
- leveringsdatum (voor goederen) of prestatiedatum (bij diensten)
- uniek factuurnummer
- beschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen en/of diensten
- (eenheids)prijs en toegekende korting, hoeveelheid
- bedragen: het bedrag zonder btw , btw-percentage en het btw-bedrag per tarief, het totaal te betalen bedrag
- plaats waar de factuur werd opgemaakt
- betalingscondities
Indien van toepassing: specifieke btw-vermeldingen op facturen zoals
- ‘btw verlegd’ (btw verschuldigd door de medecontractant)
- gedetailleerde omschrijving van de wettelijke grondslag op basis waarvan vrijstelling van btw wordt toegepast; bijvoorbeeld (bijv. art. 44 btw-wetboek)